De Brenda Westra Opinieprijs wordt jaarlijks door Nyenrode Business Universiteit en Stichting Future Finance uitgereikt en is gericht op vernieuwende, duidelijk opiniërende, vlot geschreven, voor het accountantsberoep en –onderwijs actuele opiniestukken. Op vrijdag 2 oktober wordt deze prijs uitgereikt, vandaar dat de aankomende tijd The Accountables is omgetoverd tot Brenda’s Weken, waarbij gedurende deze weken elke dag een opinie van een van de genomineerde centraal staat. Vandaag is de opinie van Timo de Ruiter over het gebruik van visuele informatie door de accountant gepubliceerd. Timo de Ruiter behaalde in 2019 de Master Accountancy op Nyenrode en studeert nu in de Post-Master. Hij is senior assistent-accountant bij BDO. Daarnaast is hij scriptiebegeleider voor de Master Accountancy aan Nyenrode.

Accountant, gebruik eens meer visuele informatie!

Ongeacht of u kennis heeft van een “Active directory” zal iedere lezer de kern van de visuele informatie in een paar seconden al begrijpen. Ik weet ook zeker dat iedere lezer als eerst de visuele informatie tot zich heeft genomen en daarna pas de tekstuele informatie. In de tekst staat wel meer informatie over de achterliggende redenen van de administrator accounts, maar de kern van de informatie blijft hetzelfde: er zijn veertien gebruikersaccounts met een administrator rol. Dit blijkt ook uit een reactie van een collega op deze opinie: “Ik merk dat de boodschap van het plaatje niet anders wordt ondanks de twijfel over de juistheid van het plaatje. Wellicht benadrukt dat de kracht ervan”. De controlewerkzaamheden die de accountant vervolgens voor de administrator rollen uitvoert, zullen op basis van visuele informatie niet anders zijn dan op basis van tekstuele informatie. Ongeacht of de cliënt aangeeft dat er sprake is van inactieve gebruikersaccounts, de accountant zal toch vaststellen welke transacties zijn gelogd door de betreffende administrator accounts. Bij tekstuele informatie zal er dus sprake zijn van meer irrelevante informatie, waarbij de accountant wel zijn overwegingen vastlegt en dus zijn controle ineffectiever en inefficiënter uitvoert.

Denk maar eens aan het schrijven van een opinie waarbij een maximaal aantal woorden mag worden gebruikt. Dat is vaak lastig, omdat we het moeilijk vinden om ons tot de kern van de informatie te behouden. We schrijven al snel irrelevante zaken op, waardoor de kern van de informatie minder zichtbaar wordt. Ik roep daarom de accountants op om meer gebruik te maken van alle visuele informatie in het accountantsberoep, van (verkregen) controledocumentatie tot aan rapporteringsdocumenten.

Gebruik meer visuele informatie

De aanleiding voor deze opinie is het rapport door de inspectie SZW1 waarin de aanpak van de werkdruk bij de Nederlandse accountantskantoren nog steeds tekort schiet. De oorzaak hiervan ligt grotendeels in de hoge druk vanuit de wet- en regelgeving en de markt. De vraag is of de accountant nog wel voldoende kritisch is in zijn werk en of de accountant de verkregen informatie (van de cliënt etc.) nog wel voldoende tot zich kan nemen. Het gebruik van visuele informatie door de accountant kan hiervoor uitkomst bieden, omdat visuele aspecten in de informatieverstrekking het probleemoplossend vermogen vergroten door de verwerking van meer gegevens mogelijk te maken zonder de beslisser te overbelasten2. Tegelijkertijd hebben wij als mensheid grote visuele en ruimtelijke vaardigheden ontwikkeld, waaronder het vermogen bepaalde patronen te herkennen en informatie op te halen met behulp van visuele aanwijzingen3.

Het belang van visuele informatie voor de accountant

Visuele informatie zal de accountant in staat stellen de kern uit de informatie te halen en andere irrelevante informatie buiten beschouwing te houden. Door alleen aandacht te vestigen op de kern van informatie, zal de accountant zich ook meer tot de kernrisico’s van de organisatie richten en de werkzaamheden uitzetten tot het specifieke deel van het risico (beperken standaardiseren van werkzaamheden). Ik denk dat wanneer wij de irrelevante zaken kunnen scheiden van de kernzaken, er een bepaalde last van onze schouders af valt. Dit zal ook de kwaliteit van het controledossier bevorderen. Met behulp van visuele informatie kunnen we al een eerste stap maken in het scheiden van kern- en bijzaken.

De voordelen van visuele informatie voor de accountant

De beschikbaarheid van visuele informatie is groter dan wij denken. Bedrijven zijn bezig met het volop innoveren van de geautomatiseerde omgeving en bieden veel meer mogelijkheden in informatie dan wij als accountant tot ons nemen. De nieuwe generatie accountant is of wordt opgeleid in een digitale wereld, waardoor er veel kennis en interesse is om ook met deze nieuwe vorm van informatie om te gaan. We moeten deze nieuwe generatie accountants ook de vrijheid geven om zich hierin te verdiepen en met het gebruik van visuele informatie aan de slag te gaan. Dit zal niet alleen de effectiviteit en efficiëntie van de accountantscontrole verbeteren, maar ook het plezier in het accountantsberoep. Kijk alleen al naar de toepassing van “Artificial Intelligence” (waaruit visuele informatie ontstaat). Velen zijn er enthousiast over, maar bijna niemand gebruikt het nog in de praktijk. De jonge generatie accountants zijn de toekomst van het accountantsberoep die niet in een wereld passen met te veel werkdruk.

Daarom moet juist deze generatie meegaan in de nieuwe innovatieve wereld

Natuurlijk kan niet alle informatie die een accountant nodig heeft visueel worden gemaakt. Dit is ook niet het doel van deze opinie, omdat alleen het gebruik door visuele informatie tussen de tekstregels in al een positief effect heeft op de verwerking van de informatie door de accountant. Door hiermee de hoeveelheid tekst te minimaliseren en de visuele informatie te maximaliseren, kunnen we de accountant meer plezier in zijn werk geven, de professionele kritische instelling van de accountant vergroten en de controlekwaliteit op voldoende niveau houden. Bovendien zal dit leiden tot een verlaging van de werkdruk voor de accountant. Kortom: het (actief) gebruiken van visuele informatie zal tot een absolute win-win situatie leiden binnen het accountantsberoep.

1 Accountant.nl (2020). Inspectie SZW: aanpak werkdruk bij accountantskantoren schiet te kort. Opgehaald van: www.accountant.nl/nieuws/2020/2/inspectie-szw-aanpak-werkdruk-bij-accountantskantoren-schiet-tekort/#

2 Tegarden, D. (2005). Business Information Visualization. Communications of the Association for Information Systems.

3 Lurie, N., & Mason, C. (2007). Visual Representation: Implications for Decision Making. Source: Journal of Marketing, Vol. 71, No. 1, 160-177.

Voor het plaatsen van reacties, hou graag rekening met onze spelregels.