De Brenda Westra Opinieprijs wordt jaarlijks door Nyenrode Business Universiteit en Stichting Future Finance uitgereikt en is gericht op vernieuwende, duidelijk opiniërende, vlot geschreven, voor het accountantsberoep en –onderwijs actuele opiniestukken. In oktober wordt deze prijs uitgereikt, vandaar dat de aankomende tijd The Accountables is omgetoverd tot Brenda’s Weken, waarbij gedurende deze weken elke dag een opinie van een van de genomineerde centraal staat. Vandaag de opinie van Mark de Jong. Hij behaalde in 2021 de Master Accountancy aan Nyenrode. Hij studeert nu in de Post-Master en werkt bij Visser & Visser.

Het gebruik van IT zonder visie is als een controle zonder controlestandaarden

Ontwikkelingen rondom het gebruik van IT in de accountantscontrole krijgen de laatste jaren veel aandacht[1]. Dit is ook wel verklaarbaar. IT in de controle is een containerbegrip en kan variëren van de inzet van een IT-auditor tot data-analyse en robotisering. Toch is elke vorm van IT in de controle een relatief nieuw fenomeen en daarmee volkomen anders dan de traditionele steekproeven. Ook zijn de gevolgen voor de werkgelegenheid in de accountancybranche volgens sommigen moeilijk te onderschatten[2]. Daarbij komt nog dat IT gezien wordt als de oplossing voor een scala aan problemen, zoals het verminderen van het personeelstekort en te hoge werkdruk, het anticiperen op toegenomen IT-gebruik bij klanten en, last but not least, het doorvoeren van noodzakelijke kwaliteitsverbeteringen.

Toch is het gebruik van IT, zoals process mining, voorspellende analyses en continuous audit, geen ‘one size fits all’-oplossing, integendeel. Uit herhaaldelijk onderzoek blijkt namelijk dat het toepassen van IT binnen de controle een negatieve invloed heeft op de efficiency in een controle en daarmee simpelweg geld kost.

Is het gebruik van IT in de controle hiermee afgeschreven? En moeten we IT, de uitvinding van de eeuw, als eigenwijze accountants naast ons neerleggen? Zeker niet, maar accountants zullen wel stappen moeten zetten. Of beter nog: voordat zij die stappen zetten, dienen zij een visie op het gebruik van IT te ontwikkelen. Visie als de stip aan de horizon om zich op te richten.

Efficiency

Enerzijds dienen accountants te beseffen dat het gebruik van IT in de controle complex is. Ook moet men nog ervaring opbouwen met deze nieuwe technieken. Daarom is het niet reëel om compleet nieuwe controletechnieken al op korte termijn te beoordelen op efficiencywinst. Dit vormt een verklaring voor het ontbreken van efficiencywinst, maar het laat voor accountants ook de noodzaak zien om zich te richten op het behalen van toekomstige efficiencywinst. Zo dient de visie van een accountantskantoor IT-proof te zijn. Is het aannamebeleid hierop afgestemd en worden de juiste competenties gevraagd? Worden voldoende middelden besteed aan de juiste applicaties? Matcht de IT-visie met het klantenbestand? Meer concreet dient voorkomen te worden dat toepassing van IT in de controle een vrijblijvende hobby blijft, waardoor onvoldoende praktijkervaring opgedaan wordt. Verder is bijscholing vereist, omdat accountants geneigd zijn om de ‘traditionele steekproeven’ ook uit te blijven voeren. Dit leidt tot dubbel werk. Accountants zouden verder moeten streven naar het bundelen en duurzaam borgen van opgedane ervaringen. Hierdoor kan opgedane ervaring breder ingezet worden en kan het principe ‘delen = vermenigvuldigen’ toegepast worden. Kortom, het behalen van efficiencyvoordeel is een zaak van lange adem. Efficiency kan pas na verloop van tijd verbeteren.

Effectiviteit

Anderzijds is het van belang dat accountants zich niet blind staren op de al dan niet behaalde efficiency. Belangrijker nog is het dat accountants voldoende oog hebben voor de impact van IT op de effectiviteit van de controle. Immers, accountants zijn de afgelopen jaren te veel negatief in het nieuws geweest als het gaat om kwaliteit. Hier is dus verbetering gewenst. Bovendien worden processen en transactiestromen bij klanten steeds complexer door de voortgaande digitalisering. Zoals de Commissie toekomst accountancysector[3] reeds suggereerde, kan IT in deze context een uitstekende rol vervullen, omdat hiermee nieuwe mogelijkheden ontstaan. Denk hierbij aan het vaststellen van de juiste werking van het informatiesysteem gedurende het jaar middels een IT-audit. Of aan het integraal controleren op afwijkingen in transactiestromen en het detecteren van outliers. Dit biedt accountants een veel completer beeld van de mate waarin een organisatie in control is. Door deze tools in te zetten, kunnen accountants (beter) voldoen aan de geldende controlestandaarden. Bovendien, wat is er nu mooier dan deze werkzaamheden te automatiseren en daarmee ook menselijke fouten te reduceren? Het is echter wel van belang dat accountants deze meerwaarde voldoende onderkennen en waarderen. Alleen wanneer de effectiviteitsvoordelen zwaarder wegen dan de tijdelijke efficiencynadelen, zal er ook daadwerkelijk bereidheid zijn om voldoende middelen beschikbaar te stellen om het gebruik van IT in de controle toe te passen en verder uit te breiden, zodat hiermee duurzame effectiviteitswinst bereikt kan worden.

Struisvogel

Het gebruik van IT in de controle is een relatief nieuw fenomeen, wat de reactie van een struisvogel kan oproepen, namelijk de kop in het zand steken: ‘Ik heb geen verstand van IT en zonder gaat het ook goed.’ Of: ‘Waarom zou ik werken aan de efficiency van IT in de controle als ik het niet eens nodig heb? Bovendien kost het me alleen maar geld!’

Hoezeer dergelijke vragen ook begrijpelijk zijn, ze passen niet bij een professioneel kritische accountant. Beginselen als deskundigheid en zorgvuldigheid vragen om een houding die zoekt naar de juiste tools om een controle nog beter uit te voeren en beslist niet om een houding waarin enkel het minimale gedaan wordt. Bovendien zullen dergelijke accountants in de toekomst de boot missen, wanneer technologie daadwerkelijk tot efficiencywinst gaat leiden en klanten dusdanig geautomatiseerd zijn dat een traditionele controle niet meer mogelijk is.

Het gebruik van IT binnen de controle stimuleren? Jazeker, maar alleen met een degelijke visie, want anders is IT in de controle zo stuurloos als een accountantscontrole zonder controlestandaarden!

Mark de Jong behaalde in 2021 de Master Accountancy aan Nyenrode. Hij studeert nu in de Post-Master en werkt bij Visser & Visser.

[1] Accountant.nl. (2018, Augustus 14). KPMG: ‘Digitale tijdperk vraagt om actievere IT-auditor’. Opgeroepen op Oktober 12, 2020, van Accountant.nl: https://www.accountant.nl/nieuws/2018/8/kpmg-digitale-tijdperk-vraagt-om-actievere-it-auditor/ | Boxmeer, A. (2018, Q2). Op naar robotisering van de audit. Accountant, pp. 54-57.

[2] Bletz, J. (2019, Februari 19). Accountancy & robotisering: ‘Straks controleert de auditrobot de boekhoudrobot’. Opgeroepen op Oktober 7, 2020, van AccountantWeek: https://accountantweek.nl/artikel/impact-robotisering-accountancy-audit-boekhouden-jaarrekening-diensten

| World Economic Forum. (2018). The Future of Jobs Report 2018. Geneva, Switzerland: World Economic Forum.

[3] Ottow, A., Dijkgraaf, E., Vries de, M., & Sanden van der, T. (2020). Vertrouwen op controle. Commissie toekomst accountancysector.

Voor het plaatsen van reacties, hou graag rekening met onze spelregels.