De Brenda Westra Opinieprijs wordt jaarlijks door Nyenrode Business Universiteit uitgereikt en is gericht op vernieuwende, duidelijk opiniërende, vlot geschreven, voor het accountantsberoep en –onderwijs actuele opiniestukken. 4 oktober vindt de uitreiking plaats, vandaar dat deze twee weken The Accountables is omgetoverd naar Brenda’s Week, waarbij gedurende deze weken elke dag een opinie van een van de genomineerde centraal staat. Vandaag de opinie van Mike Zuyderduin. Mike behaalde in 2019 op Nyenrode zijn Bachelor Accountancy en studeert nu in de Master. Hij werkt bij de Belastingdienst.

Anders denken en samen spreken

De cultuurverandering binnen de accountancysector is in gang gezet. En met succes! De wil van een cultuurverandering is aanwezig en de eerste stapjes hiertoe zijn zichtbaar.[1] Ook op mijn kantoor merk ik de intrinsieke motivatie om te veranderen wanneer er wordt gesproken over de toekomst van het accountantsberoep. Maar waar verandering vraagt om een nieuw dynamisch jasje, zo statisch gaan we om met onze dossiers.

Standaardwerkprogramma’s en een overload aan informatie; kwantiteit boven kwaliteit lijkt nog immer het credo in de dossiers. Dit is in contrast met de cultuurverandering die in het teken staat van de kwaliteitsbevordering. In het kader van deze cultuuromslag is het tijd om na te denken over het gebruik of toepassing van het controledossier. Stelt u zich eens voor dat we voorafgaand aan de controle niet alleen spreken over (significante) risico’s en controlewerkzaamheden, maar ook over een passende wijze van documenteren en reeds opgedane ervaringen.

Het voldoen aan wet- en regelgeving en het uitvoeren van kwalitatief goede controles staat centraal in de accountancypraktijk., Daarom mag ook verwacht worden dat de accountant, als de vertrouwensman/-vrouw van het maatschappelijk verkeer, zijn/haar werkzaamheden op begrijpelijke en geordende wijze vastlegt in het dossier. De hoeveelheid regels en eisen waaraan het dossier moet voldoen leidt de laatste jaren tot kritiek: we blijven vastleggen.

We lijken onszelf daarmee gevangen te hebben in een dwangmatig gevoel van vullen en beschrijven. Maar dossierkwaliteit gaat niet louter over het vullen van werkbestanden. Het gaat meer om het op begrijpelijke wijze vastleggen en documenteren van controle-informatie en het bespreken van aangelegenheden in het dossier zelf. De standaardwerkprogramma’s zijn opgesteld om te waarborgen dat alle stappen zoals benoemd in de controleaanpak worden doorlopen. Maar juist deze werkprogramma’s leiden tot de bekende afvinklijstjes aan het eind van de controle.

Het gevoel van ‘eindeloos schrijven’ kunnen we verminderen door in gesprek te gaan over de hoeveelheid en wijze van vastleggen. Het voeren van gesprekken over de vastleggingen is om meerdere punten belangrijk.

Transparantie over de vastlegging kan de ellenlange reviewpunten aan het eind van de controle verminderen. Dit komt doordat gedurende het proces meer aandacht bestaat voor het volgordelijk vastleggen van de documentatie. Niet alleen de positie van de documentatie is dan belangrijk, ook de wijze waarop controlewerkzaamheden in werkprogramma’s worden beschreven krijgt meer aandacht. Zo draagt een systematische vastlegging bij aan de inzichtelijkheid van het dossier én daarmee aan de kwaliteit.

Ook dragen gesprekken bij aan de assurance-vaardigheden van de medewerker. Als de manager het voeren van kwalitatief hoogstaande gesprekken over dossiervorming bevordert, creëert dit bewustzijn over de dossiervastleggingen bij de medewerker. Dit kan resulteren in persoonlijke ontwikkeling bij de medewerker. Daarbij draagt kwalitatief goede interactie met de manager bij aan de motivatie van een medewerker om het dossier op passende wijze vorm te geven. Op deze manier weet de medewerker hoe en op welke wijze de informatie in het controledossier vastgelegd dient te worden, waarna hij/zij daarnaar kan handelen.

De gesprekken zullen daarnaast een positieve stimulans zijn voor de betrokkenheid van de minder ervaren auditmedewerker. Uiteraard wordt op dit moment gesproken over de vastleggingen in het dossier. Maar het eerder betrekken van de minder ervaren auditmedewerker is daarbij essentieel Juist deze medewerkers ondervinden de ‘moeilijkheden’ bij het vastleggen en het bijwerken van de reviewpunten achteraf. Dit terwijl zij gedurende het proces al (eventuele) manco’s ondervinden in het dossier. Elementen die niet goed gaan moeten we vaker durven bespreken. En al worden hier de eerste stappen gemaakt, we zijn nog niet op het gewenste niveau.[2]

Het vooraf bespreken van vorige ervaringen leidt tot nieuwe inzichten, best practices en mogelijk ook tot een reductie van het aantal vastleggingen. De interne en externe verwachte kwaliteit hoeft daar niet onder te lijden. Sterker nog; door dossierkwaliteit levendig te houden, ontstaat een voortdurende betrokkenheid van de auditmedewerkers.

Eenzelfde betrokkenheid is nodig bij de ingezette cultuurverandering. Laat medewerkers in de controlepraktijk betrokken en gemotiveerd zijn om kwaliteit te blijven leveren. Nu is het moment om anders te denken over de dossiervorming. Niet louter vastleggen om te voldoen aan de kwaliteitseisen, maar een besproken vastleggingssystematiek als uitgangspunt. Niet dertig verwijzingen naar oude werkbestanden, maar een gezamenlijke kritische evaluatie voor- én achteraf. De gesprekken over dossierkwaliteit passen daarom bij de ingezette cultuurverandering.

Uiteraard, ‘anders denken’ is eng. Anders denken vraagt om het maken van eerste (denk)stappen. Vastleggingen alleen waarborgen de kwaliteit niet. Gesprekken daarentegen leiden tot nieuwe inzichten, minder vastleggingen, meer vereenzelviging met het dossier en een grotere betrokkenheid. Dat is een stimulans voor een verbeterde kwaliteit van het dossier en de vaardigheden van de auditmedewerker. Anders denken en samen spreken; dat moeten we doen.

[1] Isitman, E., & Piersma, J. (2018, oktober 8). Volgens hoogleraar Bik willen accountants best hun cultuur aanpassen. Het Financieele Dagblad. Opgehaald van https://fd.nl/ondernemen/1272952/volgens-hoogleraar-bik-willen-accountants-best-hun-cultuur-aanpassen

[2] Schweppe, M. (2019, juni 26). Oorzakenanalyse controlekwaliteit: ‘Ook benoemen wat er niet goed gaat’. Accountant. Opgehaald van https://www.accountant.nl/artikelen/2019/6/oorzakenanalyse-controlekwaliteit-ook-benoemen-wat-er-niet-goed-gaat/?utm_medium=email&utm_campaign=Acc.nl+27+juni+2019&utm_source=+Accountant.nl