Tegenwoordig zijn mensen vaak snel afgeleid of zelfs gestresst door alle prikkels die op hen af komen, zoals hun telefoon, mailbox en Skype. Wat kan jij de jonge accountant meegeven uit jouw ervaring om met al deze prikkels om te gaan?

Ik loop al een tijdje mee in het accountantsvak. En ja, ik vind ook dat de tijd heel snel gaat en het erop lijkt dat, hoe ouder je wordt, hoe sneller de tijd gaat. Veranderingen gaan echt ongelofelijk snel en ik zie dat mijn kinderen en mijn jongere collega’s anders met hun (vrije) tijd om gaan dan ik vroeger. Dit wordt geen verhaal over of het tegenwoordig beter is dan vroeger, of andersom. Maar het is wel anders.

Een van de zaken die sterk is veranderd in het dagelijks leven zijn alle verschillende prikkels die continu op je af komen. E-mails, Whatsapp, Skype en natuurlijk ook nog die oude telefoon. Alhoewel het reguliere telefoongesprek tegenwoordig het minst voorkomt. Dat was vroeger wel anders.

Toen ik als accountant begon hadden we nog geen mobiele telefoon. Maar we moesten natuurlijk wel bereikbaar zijn (voor eventueel noodgevallen). Dus elke maandagochtend belde iedereen kantoor (met de vaste telefoonlijn van de cliënt) naar de telefonistes van kantoor (“Hallo, met Liz”) om aan te geven bij welke cliënt je zat die week en op welk nummer je daar bereikbaar was. Ja je leest het goed, je zat gewoon de hele week bij dezelfde cliënt. Je kon dus focussen op het werk bij die cliënt. En je had ook geen andere (social) media die je van je werk afleidden.

Het gebeurt regelmatig dat als ik bij mijn zoon op de kamer kom, hij zit te werken achter verschillende schermen. Op het ene scherm is hij bezig met huiswerk (programmeren voor school), op het andere scherm draait er een film, en tussendoor zit hij met zijn vriendin te whatsappen op de telefoon. Ik geloof dat ik er gek van zou worden. Maar hij vindt het normaal. Ook op kantoor zie ik mensen achter verschillende schermen werken. En hoewel verschillende schermen zeker handig zijn als je bijvoorbeeld in twee applicaties tegelijk moet werken, denk ik toch dat het lastig is als er via deze schermen compleet verschillende prikkels binnenkomen, inderdaad via Skype of social media. Het zou veel meer rust geven als we dit, in ieder geval gedurende een deel van de dag, uit zouden (kunnen) zetten.

Maar het andere deel van mijn verhaal is wellicht nog veel belangrijker. Als je aan het begin van de week weet dat je die week maar bij een cliënt zit en je daar op kan concentreren, dan geeft dat ook veel meer rust. Hoe werkte die cliëntplanning dan?

Elke eerste maandag van de maand was iedereen op kantoor: van junior assistent tot vennoot. Een drukte van belang, maar dat was de planningsdag. Iedereen had (op papier) zijn/haar eigen planstrook gekregen en iedereen kon zien (voor het komende jaar, maar met een focus op de komende maand) welke cliënten je ging doen. Op deze zogenaamde “koemarkt” was het de bedoeling dat alle dubbelplanningen en vacatures in de planning ter plekke werden opgelost. De planningsmanagers kregen de mutaties op papier door nadat deze waren afgestemd door de opdrachtleider met de betrokken medewerkers. Deze wijzigingen werden door de centrale afdeling de volgende dag verwerkt en iedereen kreeg de dag daarop een bijgewerkte planstrook en we konden weer een maand vooruit. Dat gaf past rust.