De Brenda Westra Opinieprijs wordt jaarlijks door Nyenrode Business Universiteit en Stichting Future Finance uitgereikt en is gericht op vernieuwende, duidelijk opiniërende, vlot geschreven, voor het accountantsberoep en –onderwijs actuele opiniestukken. In november wordt deze prijs uitgereikt, vandaar dat de aankomende tijd The Accountables is omgetoverd tot Brenda’s Weken, waarbij gedurende deze weken elke dag een opinie van een van de genomineerde centraal staat. Vandaag de opinie van Myrthe Keijl. Zij behaalde in 2022 de Bachelor of Science in Accountancy op Nyenrode. Ze is auditor bij de Gemeente Breda.

Een dubbel prijskaartje voor dezelfde zekerheid

De rechtmatigheidsverantwoording en de controleverklaring bij gemeenten

Dubbel werk, daar zit niemand op te wachten. Het is onnodig, demotiverend en voegt niets toe. Over de overheid bestaat de indruk dat dit daar veelvuldig voorkomt. Binnenkort komt daar een voorbeeld bij; de (accountants)controle bij gemeenten. Sinds de laatste wetswijziging, waarbij de rechtmatigheidsverantwoording verplicht wordt gesteld, ontstaat onnodig dubbel werk, waar de wetgever niet op inspeelt. Met de verantwoordingsplicht wil de wetgever de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders beter vormgeven door dit college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening te laten voegen. Superinitiatief, waarbij de interne organisatie zelf verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. De accountant voert echter een controle uit op de getrouwheid van de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording, met als gevolg dubbel werk. De rol van de accountant in deze zou dan ook aangepast moeten worden door de regelgever en de accountant zelf, door een duidelijke splitsing in haar werkzaamheden te definiëren.

De rechtmatigheidsverantwoording

Het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording is vanaf controlejaar 2023 verplicht voor gemeenten. De verantwoording ziet toe op rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, waarbij rechtmatigheid zich definieert als het naleven van wet- en regelgeving. Het college legt hiermee een expliciete verantwoording af aan de gemeenteraad, met als doel het gesprek tussen college en raad te versterken. Doordat het college zelf verantwoording aflegt over de rechtmatigheid en niet eerst de externe accountant, zou het gesprek over rechtmatigheid nu direct moeten plaatsvinden tussen college en raad. In plaats van naar aanleiding van de controleverklaring van de externe accountant en mét de externe accountant. Voorheen had het college een keuze de controles zelf voor te bereiden of volledig door de accountant te laten uitvoeren. De in- en outsource optie vervalt, nu de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening. De ambtelijke organisatie moet zelf zekerheid verkrijgen over de rechtmatigheid en zich hierover verantwoorden via het college.

Interne inspanning

Inzicht verkrijgen in rechtmatigheid gaat gepaard met veel inspanning. Iedereen is bekend met de inspanning van de externe accountant om te komen tot een controleverklaring. Om als organisatie zelfstandig en adequaat een oordeel te vormen is tenminste dezelfde inspanning nodig. De interne-controleafdelingen binnen gemeentes worden dan ook met man en macht aangevuld, om aan de verantwoordingseisen en onderliggende werkzaamheden te kunnen voldoen. Met een tekort op de arbeidsmarkt is het niet gemakkelijk de interne-controlecapaciteit op te schroeven naar het juiste niveau. Bovendien hebben de kleinere gemeentes niet altijd de middelen om de juiste expertise en capaciteit te vinden. Door samenwerking in de regio met verschillende gemeenten en door capaciteit in te huren kan dit probleem worden opgelost. De kosten stijgen hierdoor aanzienlijk, inhuren is nu eenmaal duurder dan vast personeel aantrekken in deze krappe arbeidsmarkt.

De rol van de externe accountant

De accountant heeft sinds jaar en dag een controlerende rol bij gemeentes. Ook na invoering van de rechtmatigheidsverantwoording blijft de accountant controleren. De opzet in de regelgeving is dat de controle verschuift van controle op getrouwheid en rechtmatigheid, naar alleen getrouwheid, door vast te stellen of de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording conform vereisten is opgesteld. Hier is sprake van een weeffout, aangezien de regelgever de controle op de rechtmatigheidsverantwoording gelijk zou moeten stellen aan een marginale consistentiecheck zoals op het programmaverslag (de verantwoording over het inhoudelijke beleid van de gemeente). Nu komt het er in de praktijk op neer dat de accountant dezelfde werkzaamheden blijft doen, natuurlijk tegen hetzelfde tarief, terwijl de interne organisatie de controle op rechtmatigheid reeds heeft uitgevoerd. Controlestandaarden geven aan dat de accountant kan steunen op de bevindingen (en onderliggende werkzaamheden), als de kwaliteit van de interne controle voldoende is. Echter, in de huidige praktijk blijkt dat de accountant zich vaak niet comfortabel voelt bij het overnemen van werkzaamheden, ook al wordt voldaan aan de standaarden.

Geen aangepast prijskaartje

De externe accountant in de publieke sector moet zich gaan richten op de controle op getrouwheid. Een zeer efficiënte stap, omdat de overheidswetgeving een specifiek expertise gebied vormt. Door de controle op rechtmatigheid te schrappen bespaart dit de accountant tijd, wat bijdraagt aan het oplossen van het capaciteitsprobleem binnen de accountancy. Nu blijkt dat de werkzaamheden die uitgevoerd worden voor een verklaring op getrouwheid, vrijwel gelijk zijn aan de werkzaamheden voor een verklaring inclusief rechtmatigheid, terwijl er wel degelijk een verschil zou moeten zijn. De accountant kan niet precies duiden waar het verschil in werkzaamheden ligt, waardoor er aan de nieuwe controle ook geen aangepast prijskaartje hangt. De interne controle-inspanning kost de gemeente nu twee keer zoveel geld, omdat de accountant de verhoogde inspanning en kwaliteit niet erkent.

Onduidelijk en onzeker

Gemeenten werken hard om hun interne-controlefunctie op te schalen naar een volwassen auditfunctie, om zich voor te bereiden op de rechtmatigheidsverantwoording. Een intensieve en dure klus. De externe accountant ziet toe op dit tafereel en geeft daarbij aan dat de controle, ondanks de inspanning, niet verandert. Terwijl menige gemeente die voldoet aan hoge auditkwaliteitsnormen, de controle op rechtmatigheid zelfstandig uitvoert, doet de accountant dit nog eens dunnetjes over. De oorzaak: accountants die niet durven zeggen wanneer zij interne auditwerkzaamheden over durven nemen en niet weten welke werkzaamheden niet langer nodig zijn als alleen een verklaring op getrouwheid verwacht wordt. De oplossing ligt bij de accountants zelf en bij de regelgevers. Duidelijkheid en lef is nodig om een werkbare situatie te kunnen creëren, want nu is het resultaat dubbel werk met een dubbel prijskaartje, betaald van jouw belastinggeld.

Voor het plaatsen van reacties, hou graag rekening met onze spelregels.