Jaarlijks wordt de financiële wereld met 1 of enkele grote zaken geconfronteerd waarbij (vermeende) fraude/misconduct aan de orde is. Zonder specifieke situaties te willen benoemen, kan iedereen die dit artikel leest zich wel 1 of meer van dergelijke zaken voor de geest halen.

Als je je focust op de zaken die via de financiële pers de laatste jaren naar buiten kwamen, zou je de gedachte kunnen krijgen dat dit iets is van de laatste jaren en dat dit voornamelijk een ‘feestje’ is van grote (internationale) organisaties. Een geluid dat ik ook van controleteams hoor als we discussiëren over frauderisico’s.

Maar niets is minder waar. Fraude/misconduct is iets dat mogelijk is bij iedere onderneming, ongeacht haar omvang, en is al zo oud als de mensheid.
Is ons mooie beroep niet juist ontstaan naar aanleiding van een fraude?

Soms begint het al klein, bijvoorbeeld in de privé-omgeving door een kleine zelfstandige. Wie kent niet de vraag van een dienstverlener of je wel of geen factuur wilt ontvangen? En andere keren wordt het grootser aangepakt met onjuiste facturen, onduidelijke geldstromen of het bewust onjuist toepassen van verslaggevingsstandaarden.

Wat door de tijd heen duidelijk is geworden, is mijns inziens wel wat een kernachtig hulpmiddel de fraudedriehoek is bij de analyse van (verhoogde) frauderisico’s:

Vele van de situaties van fraude/misconduct die achteraf zijn geanalyseerd, maken duidelijk dat er gedurende de tijd meerdere aanwijzingen zijn op te pikken gerelateerd aan de onderwerpen van de fraudedriehoek.

In de  meer dan 25 jaar dat ik het mooie vak van openbaar accountant mag uitoefenen ben ik zeker enkele situaties tegengekomen van fraude/misconduct-signalen bij controleplichtige ondernemingen (niet zijnde grote internationale beursgenoteerde ondernemingen).

Om een paar voorbeelden van deze fraude/misconduct-signalen te noemen:

• Een installatiebedrijf verzorgde de installatie van een keuken en de volledige badkamer bij een particulier in het zuiden van het land. Dit terwijl het project waar deze kosten op verantwoord werden in het midden van het land werd uitgevoerd. Bij navraag stelden we vast dat deze particulier het hoofd inkoop was van de projectontwikkelaar van het project
  – Rationalisatie: “ook onze concurrenten zorgen zo voor voldoende werk
  – Gelegenheid:de DGA gaf zelf opdracht voor het uitvoeren van de werkzaamheden aan de keuken en badkamer
  – Motivatie/Druk: de resultaten van de onderneming waren beperkt en het project was een mooi visitekaartje met een mooie winstmarge.
• Bij een middelgrote dienstverlener met diverse opdrachten in het buitenland werd iedereen die een zakenreis moest maken verplicht om deze te regelen bij een reisbureau gevestigd in een heel ander deel van het land. Bij onze werkzaamheden stelden we vast dat de selectie van dit reisbureau niet had plaatsgevonden via een offerteprocedure, ondanks het feit dat er voor honderdduizenden (toen nog) guldens aan reizen werd geboekt. Na verder onderzoek werd duidelijk dat dit reisbureau eigendom was van een familielid van de hoofd inkoop.
  – Rationalisatie: de (mogelijk) extra kosten van de zakenreizen werden toch wel betaald door de opdrachtgevers
  – Gelegenheid: de hoofd inkoop kon het inkoopproces sturen en ook de normale offerteprocedure overrulen (mangement override of controls?)
  – Motivatie/Druk: het reisbureau van het familielid had enkele moeilijke jaren achter de rug
• Bij een familieonderneming met een DGA en enkele andere aandeelhoudende familieleden constateerde een teamlid bij de aansluiting van de datadump van het grootboek dat ondanks dat alle saldi aansloten en het totaal netjes op nihil uitkwam, er enkele journaalposten ontbraken. De journaalposten die ontbraken waren allen gerelateerd aan overboekingen (betalingen en ontvangsten) van grotere ronde bedragen. Deze transacties vonden allemaal plaats binnen een jaar plaats waardoor het saldo van de transacties/ vordering nihil was. Daarnaast bleek dat deze transacties in de administratie “geparkeerd” worden op een grootboekrekening afwijkend van wat je zou verwachten.
  – Rationalisatie: de DGA had discussie met de andere aandeelhouders over het uitbetalen van dividend en vond dat hij veel harder werkte en recht had op deze tijdelijke financiering
  – Gelegenheid: de DGA was geautoriseerd om zelfstandig betalingen te doen en de administrateur volgde iedere instructie van deze DGA
  – Motivatie/Druk: de betreffende DGA had een “handeltje” naast zijn dagelijkse bezigheden en had hier op gezette tijden tijdelijk grotere bedragen voor nodig

Misschien was het in het verleden toeval, geluk of de tijd die heeft geholpen om deze situaties te constateren om vervolgens verder te kunnen onderzoeken. Zelf denk ik natuurlijk dat dit was naar aanleiding van gedegen controlewerk, maar eerlijkheid gebiedt te zeggen dat je daar achteraf wel een vraagteken bij zou kunnen zetten. Wat ik hier wel degelijk van heb geleerd, is dat ook de kleinste observatie waarbij je een “vreemd” gevoel krijgt, kan leiden tot interessante situaties.

Van een professioneel accountant die zijn of haar vak verstaat en serieus neemt, mag verwacht worden dat het niet het geluk, de toeval of de tijd is die er voor zorgt dat er fraude/misconduct-signalen worden opgepikt. Het is daarom ook goed om te constateren wat er de laatste jaren aan het veranderen is om hier goede invulling  aan te geven:

• Bij de (interne) opleidingen van nieuwe accountants wordt meer aandacht besteed aan de fraudedriehoek, fraudesignalen en technieken om fraude/misconduct te ontdekken
• Ervaren accountants worden bijgespijkerd op het gebied van fraude/misconduct, alsmede getraind en begeleid in het bouwen aan een cultuur waarbij serieus aandacht wordt gegeven aan de signalen die de teamleden afgeven bij de uitvoering/documentatie van een opdracht
• Diverse accountantsorganisaties voeren op diverse niveaus risicoanalyse uit op de cliëntenportefeuille om de werkzaamheden beter te kunnen richten op de gerelateerde risico’s
• Diverse accountantsorganisaties hebben coachingsprogramma’s waarbij forensisch specialisten aan de financial audit teams worden toegevoegd. Deze specialisten ondersteunen de collega’s met hun expertise bij de planning, uitvoering en documentatie van de controle, inclusief bijvoorbeeld het bijwonen van overleggen met de client/directie, teamleden inclusief component auditors.

Fraude/misconduct discrimineert niet, het kan overal plaatsvinden. Wij moeten echter ook niet vergeten dat de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude/misconduct bij het bestuur van de onderneming ligt. Helaas is het 100% fraude voorkomen en/of ontdekken door de accountant niet mogelijk. Maar wat we als beroepsgroep wel kunnen en moeten doen is het verder versterken van de kennis over het voorkomen/ontdekken van fraude/misconduct.